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前任者から送るのが基本! 担当変更の挨拶状の書き方

前任者から送るのが基本! 担当変更の挨拶状の書き方 人事異動や転職、退職などの際には、これまで自分が担当を務めてきた顧客や取引先の担当をほかの人に交代することになります。後任の担当者に業務内容を引き継ぐとともに、顧客や取引先に対しては担当者が変更になる旨を連絡する必要があります。担当変更の挨拶のマナーと挨拶状の書き方についてお伝えします。

担当変更の挨拶状は前任者から送るのがマナー

顧客や取引先への担当変更の連絡は、会社(担当部署)名義でおこなう場合もありますが、できるだけ前任者からの挨拶状という形をとるのがマナーです。前任者からの挨拶なしで急に会社や後任者から担当変更を伝えると、相手は「きちんと引き継ぎされているのだろうか?」と不安になってしまうからです。 担当を引き継ぐにあたって、これまでお世話になったことに対する感謝の気持ちを伝えるとともに、担当者が変更になっても変わらぬお付き合いをしていただけるようお願いする挨拶状を送るのが大切です。

担当変更の挨拶状の文面は?

メールで送付するにしても郵送するにしても、挨拶状は手紙文としての書式に則って作成するのがマナーです。手紙文の基本構成は、前文で挨拶をし、主文で要件を伝え、末文で念を押したり失礼を詫びたりするのが基本です。 【前文】 頭語(拝啓など)の後に、時候の挨拶や日ごろの感謝を伝える挨拶の言葉を書きます。 ・文例 拝啓 師走の候 貴社におかれましてはますますご発展のこととお慶び申し上げます。平素は格段のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 【主文】 用件を伝えます。担当変更の挨拶状の場合は、担当者が変更になる旨の通知、お世話になったことへの感謝の言葉、後任者の紹介などを書きます。 ・文例 さて 私こと このたび 〇月〇日付をもちまして株式会社〇〇を円満退職いたすことになりました。〇〇在職中は公私にわたり格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 なお 私の後任として○○○○が貴社をご担当させていただきます。なにとぞ私同様のご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます。 【末文】 結びの挨拶の言葉を書き、結語(敬具など)で締めくくります。 ・文例 まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。 敬具 前文・主文・末文の後に、日付と署名を記します。異動や転勤などによる担当変更の場合は、新部署名や役職名を書くようにしましょう。 前任者から送るのが基本! 担当変更の挨拶状の書き方 担当変更の際のマナーと、挨拶状の書き方の基本についてお伝えしました。挨拶状は、業種や職種によってはメールで送付しても良いですが、やはり郵送するのが一番丁寧です。後任者の挨拶は、前任者の挨拶状が相手の手元に届いてから改めておこなう段取りにしましょう。

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