DMの封入・宛名印刷・発送代行を行う「ケイジェンド・プロダクツ」の定年退職の挨拶のコンテンツ

どんなに仕事が好きでも、どんなに仕事ができる人でもいつかは訪れる定年退職。会社に忠を尽くしてがむしゃらに働いた日々を想うと、非常に感慨深いものがあるでしょう。そんな社会人生活における最後の重要な仕事になるのが、「退職の挨拶」です。

社会人生活の有終の美というと言い過ぎかもしれませんが、去り際は多くの人の記憶に残るもの。最後の最後に失敗したり、恥をかいたりして困ることのないように、定年退職の挨拶の準備はきちんとしておきましょう

関係者各位に送る定年退職のメール文面

退職をする際は、職場の人をはじめ取引先やお世話になった企業の方などに退職の事実を伝えなければなりません。ただし業種によっては多くの関係者がいるはずなので、その1人ひとりに挨拶して回ることは難しいでしょう。そのため、退職を伝える手段としてまず活用すべきなのはメールです。

ただし、一口にメールと言っても社外と社内では文面を変えた方が望ましいです。

社外向けのメールの場合

社外へ向けて挨拶メールを送る場合は、後任者の引継ぎなどもあるため“最終出社日から2～3週間前”に送るのが一般的です。あまりに直前過ぎるとその後の、取引に支障が出て会社に迷惑をかけることもあるので注意しましょう。 社外へ退職メールを送る際は以下のようなポイントを押さえることが重要です。

• 退職時期を明記する
• お世話になったことへのお礼と感謝を示す
• 後任者の紹介・連絡先を明記する
• 退職後の連絡先は明記しない

基本的には退職の挨拶や感謝を伝える点は社内向けのメールと変わりありませんが、社外のメールはその後のビジネス関係を円滑にするためにも“退社時期”や“後任者の紹介”を行う必要があります。 連絡先の明記は、会社と顧客との今後の関係性や後任の立場なども踏まえるとしない方がベターですが、どうしても伝えたい相手の場合は会社に相談した上で判断した方が望ましいです。

社内向けのメールの場合

社内向けのメールは、社内での慣例がある場合を除き基本的には“最終出勤日”に送ることが一般的です。メールを送る際は業務に支障のない時間帯、定時の1時間前～退社までを目安に送るのがよいかもしれません。

メールの内容は以下のようなポイントを押さえて、なるべくシンプルにするのが肝心です。

• 件名を見て「退職の挨拶」だとわかるものにする
• 一斉送信の場合は一言断りを入れる
• 仕事や会社への感謝を伝え、愚痴や苦言は書かない
• 退職後の連絡先を載せる

社内に送る退職メールは、関係部署など関わった人の数にもよりますが、一斉送信しても問題ありません。その場合は自分のアドレスを「To」に入れ、送る相手は「bcc」に入れるとスマートです。 とくにお世話になった方には、個別でメールを送るとよいでしょう。

避けては通れない定年退職の最後のスピーチ

最終出勤日には、部署や部門のメンバーの前でスピーチをする場が設けられるケースが一般的です。その際に事前に話す内容をある程度準備をしていないと、しどろもどろになってしまったり内容の薄いスピーチになってしまったりすることが考えられます。 スピーチは大きく分けて、社内で行う場合と送別会で行う場合の2パターンです。社内で行う場合は少しかしこまった挨拶が望ましいですが、送別会では多少くだけた挨拶をすることで場を和ませることを意識しましょう。それぞれの場に応じたスマートなスピーチができるように、ポイントを押さえた準備が重要です。スピーチの内容に悩む場合は、以下の順番で組み立てると内容がまとまりやすくなります。

1. 冒頭で場を設けてもらったことなどのお礼を一言
2. 退職日や定年で退職することの報告
3. 職場や上司・同僚などへの感謝の気持ち
4. 退職後の抱負
5. 職場の人へ今後に心配り

スピーチは短すぎると淡白な印象を与え、長すぎてもうんざりされてしまうため1分～1分30秒ほどを目安に考えておくようにしましょう。緊張が心配される場合は、内容を記載した紙を持参することをおすすめします。

定年退職を正式な挨拶状で伝える際のポイント

最後に紹介するのは、定年退職後に付き合いのあった取引先やお客様に、退職したことを知らせるとともにお世話になったお礼を伝える重要な書面でもある「挨拶状」です。一般的には退職後1ヶ月以内の送付が一般的とされています。 1ヶ月以内は難しい場合でも、遅くても3ヶ月以内には送るようにしましょう。挨拶状を送る際には以下の内容を盛り込むことで内容が伝わるはずです。

• 時候の挨拶
• 退職した月日
• 今までのエピソードなど
• お世話になった感謝の気持ちとお礼
• 新生活に向けての抱負
• 今後も変わらぬお付き合いのお願い
• 住所・氏名・連絡先など

挨拶全般において共通して気をつけるべき点

挨拶には決まり文句も多いため、かしこまった準備はとくに必要ないと考えている方もいるかもしれません。しかし、意図せず“ついうっかり”出てしまった発言が場の空気を悪くしてしまう場合もあるため、最後の最後で失敗することがないよう、以下の2点にはなるべく注意が必要です。

まとめ：定年退職の挨拶は、早いうちから事前準備を

「立つ鳥跡を濁さず」ではありませんが、定年退職の挨拶は最後の大仕事です。最後の一日ともなれば感傷に浸ることもあるかと思いますが、定年退職は社会人としての卒業と同時に、新たな日常生活のスタートとも言える節目のタイミングとも言えます。 晴れやかに退職するために、またお世話になった方や残るメンバーへの激励と感謝の気持ちを示すためにも、早いうちから事前準備を進めることをおすすめします。