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同窓会案内状

同窓会案内状

「同窓会案内状」は、同郷など古き良き時代の仲間たちを再集結させる“特別なお便り”です。同窓会、クラス会、支部会、OB・OG会など集まりの目的はさまざまですが、懐かしい顔ぶれが一堂に会す機会は滅多に企画できるものではありません。そのため、“数少ない再会の場”を成功させるためにも、同窓会の案内状を送ることは必須だといえるでしょう。 株式会社ケイジェンド・プロダクツでは、仲間たちと昔を懐かしむ素敵な機会を演出するために「同窓会案内状」におけるプランやサービスをご提供しています。案内状に力を入れることで、同窓会の参加率を上げましょう。当社では企画・印刷・発送まですべてサポートしています。

よくある集いの種類

懐かしい面々との束の間の再会の一時――それは同じ境遇を過ごした日々から年月を経れば経るほど価値は高まるものです。そのため、同窓会という学年単位の枠組みだけにとらわれる必要はなく、規模の大小にかかわらず開催することに意義があります。では具体的にどのような会が催されることが多いのでしょうか。まずはよくある集いの種類についてご紹介します。

その1:学年全体で参加者を集う「同窓会」

学年全体で参加者を集う「同窓会」

小中高大などの学校・学年規模で行われるのが同窓会です。もっとも一般的な集いであり、「●●年度卒業生同窓会」「●●年会」などその年代が同窓会の名称に多く使用されています。開催人数は会によってさまざまで20人くらいから多くて100人以上集まるケースもあります。在籍当時はまったく話さなかった人とでも、自然と昔話に花が咲いてしまう点が同窓会の不思議な魅力です。

その2:同じ講義を受けた面々で行う「クラス会」

同じ講義を受けた面々で行う「クラス会」

同窓会とほぼ形式は同じですが、クラスや講義規模の仲間内と開催するささやかな集いがクラス会です。学年全体にお声をかけるわけではないので、同窓会よりも気軽に開催できる点が特徴だといえます。開催人数は10人くらいから30人くらいと比較的小規模になります。クラスの担任の先生も招くことで、当時は聞けなかった裏話なども“大人視点”で話せるかもしれません。

その3:同じ地域に住む同郷メンバーで行う「支部会」

同じ地域に住む同郷メンバーで行う「支部会」

同窓会とは少し毛色が異なり、地域や出身において共通点のあるメンバーで集まるのが支部会です。「●●大学東京支部会」など同じ大学出身で、現在も同じ地域に住んでいるメンバーに限定した会などがよくあるパターンとなります。学年や年代で参加者を集うわけではないので、年が一回り離れた方やまったく面識がなかった方とも交流を持てるまたとない機会になる点が特徴です。

その4:現役と歴代のメンバーが集う「OB・OG会」

現役と歴代のメンバーが集う「OB・OG会」

同窓会は“卒業生の集い”になりますが、歴代の面々だけではなく、現役のメンバーも一緒に参加できるのがOB・OG会です。主に伝統と歴史のある部活動やサークルなどで頻繁に開催されています。現役生が主催して、卒業生をゲストで呼ぶというケースが多いようです。現役生にしたら偉大なる諸先輩方から貴重なお話を伺える機会であり、卒業生に関しても現代の若者の話に耳を傾けることで新たな発見があるかもしれません。

同窓会案内状サービス

株式会社ケイジェンド・プロダクツでは、同窓会を中心にクラス会、支部会、OB・OG会などの催しに招待するための「同窓会案内状」のサービスを展開しています。同窓会はなかなか集まれないメンバーとの貴重な再会の機会なので、当社としても手厚いサービスをご用意しています。開催する集いに多くの方が参加し、賑やかな宴の席になれば幸いです。

サービス1:コンシェルジュによる文章作成

同窓会開催にあたって「盛り上げる会にしたい」と意気込んでいる幹事の方は多いですが、案内状を送るうえで悩みの種になりがちなのが文面です。特別な会なだけに季語や慣用句などを交えた粋な文章を作成したいと思っても、一朝一夕に的確な表現が書けるようになるわけではありません。当社では挨拶状などの公式の文章も担当しているコンシェルジュが文面を作成するサービスを承っています。文面に関する相談は無料なので、お困りの際はお気軽にご連絡ください。

サービス2:素材を高級感のある大礼紙にすることも

頻繁に行われるわけではない同窓会なだけに、品が良く、格式の高いお便りにしたいという方には、大礼紙を使用した高級感のある案内状をおすすめしています。大礼紙とは、昭和天皇即位時に行われた大礼の儀式にちなんで作られた和紙であり、現在でも重要な書面において企業などでも採用されています。年を重ねて大人になっただけに、案内状においても特別感を出すことは粋な計らいになるはずです。

サービス3:レイアウトや地図の相談・作成

案内状を作成する際に文面と同様にお問い合わせが多いのが、レイアウトの考案や地図の作成です。「目に留まるデザインにできない」「会場地図を載せるやり方がわからない」という場合でもご安心ください。当社では、案内状に掲載するレイアウトや地図の相談も承っています。ご自身でご用意することが難しい場合は、すべてお任せいただくこともできます。レイアウトや地図の作成に行き詰まった際は当社までご連絡ください。

サービス4:封筒・はがきのお持ち込みも可能

当社では、お客様がすでに作成した封筒やはがきをお持ち込みしていただけます。指定の数の封筒やはがきをご用意していただければ、文面や地図の印刷のみを当社で行うことも可能です。また、印刷内容については明確な指示をいただくことによってその通りに実施しますので、いただいた封筒・はがきのデザインや独自性が損なわれないように最大限の工夫をします。

サービス5:印刷から発送までトータルの依頼でお得

当社では、案内状の印刷から封入、発送まですべて承っています。幹事だからといって自分だけで行おうとするとかなりの手間になるだけに、その場合は当社に一括して依頼してください。作業時間が短縮でき、また一からやるよりも費用も削減できる可能性が高まります。

同窓会において案内状を送る意義

インターネットが発展し、メールやメッセージアプリが連絡ややり取りの主流になりつつある現代ですが、そんな時代だからこそ案内状を紙で送ることに価値があります。手の込んだ書状を直接相手の手元に届けることで、メールやメッセージアプリのような気軽な連絡方法とは異なり、集いの希少さをより実感していただけることでしょう。

意義1:手元に届くことで“確認してもらいやすい”

メールやメッセージアプリは連絡の即時性に優れており、それは郵送が必要な書状と比べると明らかな優位性があります。ただ、情報過多な時代なだけに、メールやメッセージアプリなどの連絡手段は気軽ゆえに受け取る情報量が多いのが難点です。そのため、送信したものの、しっかり確認してもらえていないというケースが散見されます。 一方の案内状は直接、相手の手元に届けるので確認してもらえる可能性が高まります。しかも、自分に縁のある催しとなれば、意識が傾くことは間違いありません。便利な時代だからこそ“かしこまった手段”を利用することがおつだといえるでしょう。

意義2:集いの開催における“意気込みが伝わる”

上述したように、現代では書状を郵送するよりも簡単でお金がかからない手段は他にもあります。ただ、幹事があえて手間暇掛けてまで立派な案内状を作成していたとしたら、その集いに対する意気込みが自然と伝わるのではないでしょうか。 幹事にしてみても、メールで文面をさらっと考えて送信するよりも、きちんとした書状に載せる文章をきちんと考える方が思い入れも強まるはずです。“待つのが祭り”といいますが、準備段階の楽しみも増えるかもしれません。

意義3:紙に印刷することで“記念として残しておける”

インターネットを介したメールやメッセージアプリは、パソコンや携帯電話の画面で見られる点は便利ですが、手元に物としては残りません。その点では書状は紙に印刷されているため、記念として手元に残せて、後々に「同窓会楽しかったな」と思い出に浸ることもできるでしょう。 また、何十年ぶりに再会する場合は、容姿が昔とはかなり変わっていることもあるので相手が誰だかわからないこともあるそうです。そうしたケースでは、集いの当日に同じ案内状を手に持っているだけで親近感が湧きますし、“待ち合わせの際の目印”にもなり得ます。

案内状の返信用はがき

同窓会の案内状は、出欠を確認するために返信をもらう必要性があります。そのため、はがきにしても封書にしても返信用の書状も同時に用意しましょう。それぞれのパターンについて詳細をご説明します。

往復はがきのケース

往復はがきのケース

案内状をはがきで送る場合は、返信はがきもセットになっている往復はがきの採用がおすすめです。図のように案内の内容と返信の内容をクロスすると、両面印刷で1枚に抑えられます。1度で印刷できるため、手間と費用の削減につながります。 返信する際には点線の箇所を半分に切り、返信用のはがきに出欠の旨を記載してうえでポストに投函しましょう。また、手間にならないように返信用のはがきには受取先の住所や宛名もあらかじめ印刷しておくと親切になります。「返信するのが面倒」だと思わせない工夫をすることも大切です。

封書するケース

封書するケース

はがきよりも丁寧に、そしてゲストへの招待の意味合いを出したい場合は、返信用はがきを封書することをおすすめします。受け手に対してより好印象を与えられる可能性が高いため、主に目上の方を招待する、OB・OG会などのケースではこちらのパターンが採用されています。 往復はがきよりも費用はかかりますが、案内状と返信用はがきを別々に用意できるため、幹事グループで作成の役割分担をすることも可能です。また封書していれば内容を見られる心配もないのでプライバシーが守られるという点においてもメリットがあります。

お申し込みはこちら

0120-118-919

お問合せ

幹事必見!同窓会当日までの流れ

案内状の基本が押さえられたところで、今度は基礎知識として幹事をやる際に知っておきたい集まり当日までの流れをご紹介します。知っていると得する豆知識などもあわせて掲載していますので、ぜひご確認ください。

Pickup!会場には公民館など行政の施設を利用すると安上がりに

同窓会はホテルなど高級レストラン、料亭などで行われることが多いですが、そういう場所ではどうしても費用がかさみがちです。参加費が高いから泣く泣く出席できないという人も中にはいるだけに、特に費用がかかる会場を節約のポイントだといえます。 意外な盲点ではありますが、同窓会において市町村などの行政が管理している公民館などを利用するパターンも増えてきているようです。公民館は民間の施設に比べて会場費がかなり抑えられるので、参加費を安くしたり、他の企画や催しに予算を費やしたりするなどの選択肢が広がります。そのため、まずはお近くの行政の施設を調べることをおすすめします。

料金表

往復はがき

往復はがき

両面モノクロ @10
両面カラー @50(モノクロ/カラーも同単価)
宛名印字基本料金 7,000円
ダイレクト宛名印字 @3円
二つ折り作業 @2円
往復はがき代 @104円

案内状

封入・封緘作業

洋2/洋1

洋2/洋1

長3/洋長3

3/洋長3

1通あたり @11円 @4.5円
1点増す毎に +@2円 +@2円
案内状折り作業

二つ折りカード
三つ折りカード
(洋2/洋1)

二つ折りカード
三つ折りカード

A4 三つ折り
(長3/洋長3)

A4 三つ折り(長3/洋長3)

1通あたり 封入料金に含まれます @1.5円
2枚以上 1枚増す毎に+@1.5円
※重ね折りの場合も 枚数×@1.5円になります。
切手貼り作業
1通あたり
@8円
局出し手数料(別納差出の場合のみ)
通数に関係なく
6,000円

※切手を貼った場合は、局出し手数料はかかりません。

配送料
1箱
1,000円

※切手を貼った場合は、局出し手数料はかかりません。

返信用はがき(案内状に封入)

1通当たり

印刷代 @10(モノクロ印刷)
はがき代 @52
封入代 @1

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0120-118-919

お問合せ

ご依頼の流れ

ご依頼の流れ図

ご依頼の流れ詳細

(1)お問い合わせ

電話・メールまたはホームページのお問合わせフォームよりお問い合わせください。

(2)詳細確認

デザイン・枚数など詳細をお伺いします。

(3)お見積もり

お見積書をご提出します。

(4)データ入稿

印刷データ、宛名データをメール添付またはメディアにてご支給ください。同窓会案内状のデザインは弊社デザイン集からもお選びいただけます。いただけるデータの内容によってその後のフローが多少異なります。また、封書する場合はその旨もお伝えください。
※ご希望の方にはメールまたは郵送させていただきます。

(5)封筒差出人・案内状印刷

(6)宛名印字

(7)封入・封緘作業

(8)納品または郵便差出

郵便局に差出します。
※ご希望の場合はご指定場所に納品いたします。(別途送料)

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0120-118-919

お問合せ

よくある質問

同窓会の案内状を発送する時期の目安を教えてください。
同窓会の規模にもよりますが、学年全体に呼びかける場合は3ヶ月前くらいには発送しておくのが理想といえます。準備は早ければそれに越したことはないので、構想を練っている段階でご相談をいただけると幸いでございます。
メールや電話、SNSでの呼びかけできる場合は、案内状を送る必要はありますか?
送る必要はあります。同窓会の重要度にもよりますが、案内状を送ったうえでメールや電話、SNSなどで再度連絡する方法が一番確実です。そして、案内状を作成するのは手間がかかる面はありますが、特に幹事メンバーにとって思い入れの深い集いになるはずです。
お世話になった先生を誘いたい場合はどうしたらいいですか?
先生にお声かけをしたい場合は、案内状とは別にアポイントを取る必要があります。まずは同窓会開催の主旨を説明した手紙を書きましょう。そのうえで、数日後に電話でフォローするというやり方が一番、親切で失礼のない方法だといえます。
短納期・大量発注でも依頼をお願いできますか?
もちろん可能です。ただ、対応ができない場合もございますので、同窓会の開催が決まった場合はなるべく早めにご相談ください。
案内状の紙の材質を選べたり、デザインを相談したりすることもできますか?
こちらも承っております。数十年ぶりの同窓会開催に箔をつけたい場合は、高級な大礼紙を使用した案内状をおすすめしています。また、デザインの相談も可能です。何も案が決まっていない場合はサンプルをお見せすることもできますので、お申しつけください。

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