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封筒で案内状や重要書類を送る際のマナー「封緘」とは?

封筒で案内状や重要書類を送る際のマナー「封緘」とは?

事業を営むうえでは、たとえ個人単位であっても公的文書を送る機会は増えるものです。公的文書を送る際には、文書を封筒に同封して送付するのが基本ですが、実は「封の仕方」にもマナーがあることをご存知でしょうか?

ビジネスパートナーからの信頼を少しでも獲得するためには、そのような基本的なビジネスマナーからきちんと押さえておくことも重要です。今回は、公的文書を取引先や個人に送る際にぜひ参考にしていただきたい、「封緘(ふうかん)」の基本について紹介します。

文書送付の際の常識「封緘」の意味とは?

通信技術の発展に伴い、社会全般的に重要な連絡などもメールやメッセージアプリで済ませることが多くなってきています。そのため、文書を送付する際の常識である「封緘」について、内容はもちろん言葉すら知らない人も増えてきているのではないでしょうか。封緘は「封筒を閉じる」という意味があります。封緘の「緘」の字には「とじひも」という意味があり、“封をひもでしっかり綴じる”ということをイメージしてもらえればわかりやすいはずです。

封筒はハガキと異なり、宛名の人物以外に内容を見られる、または読まれることなく文書を確実に届けられる通信手段です。そのため、封緘をすることによって「第三者によって開封がなされていないことの証明」という意味合いも含まれています。

封緘の封の仕方やマナー

封緘は封筒をしっかり綴じることであり、決して難しいことではありませんが、基本的なルールが存在します。たとえば封緘の際は「〆」と書くのが一般的ですが、決してバツ印ではないため注意が必要です。ちなみに横書きの洋封筒の場合は「〆」を使用しない方が無難でしょう。洋封筒や外国宛ての封筒の場合は、シーリングワックスと言われる蝋(ろう)を溶かしてスタンプするのが基本のため、送る相手や使用する封筒によって使い分けることが大切です。

また、封緘にはシールを使用するやり方もあります。慶事の招待状に使用される金色の丸いシールなどは、その最たる例です。プライベート用の封緘シールであれば、よりデザイン性の高いものから、女子ウケしそうな可愛らしいものまで、さまざまな種類が存在します。

他に封緘する際の注意点として挙げられるのが、セロハンテープの使用です。最近ではセロハンテープで封をしている郵便物もありますが、セロハンテープでは簡単に開封ができ、再び封をすることが可能なため、第三者によって開封がなされていないことの証明が難しくなります。ビジネスシーンで重要書類を取引先などに送る際は、必ずのりで封をするようにしましょう。

封をする際の種類と封字の意味

封緘をする際の封字には、さまざまな種類があり、それぞれで意味が異なるのが特徴です。ここでは、代表的な封字のいくつかを紹介していきます。

・「〆」
上記でも紹介したもっとも基本的な封字です。日本固有の文字であり、書きやすさから非常に重宝されています。一筆書きのようにつなげて「〆」とするのが基本ですが、1画目と2画目をつなげない「乄」のような形としても問題ありません。また、「〆」は「締」の簡略字のため、略さず「締」と書くのも可能です。
・「緘」
「緘」の字は重要な文書をビジネス相手に送る際によく使用されます。もちろんビジネス相手であっても「〆」で問題はありませんが、よりきっちりとした印象を与えたいときには「緘」の字を使用していきましょう。
・「寿」
主に婚礼などのお祝い事で用いられる封字です。旧字体の「壽」が使用されることもありますが、使い分けに決まりはないため、どちらでもかまいません。
・「賀」
主に婚礼以外のお祝い事や祭り事で使用される封字です。
・「蕾」
差出人が女性の場合のみ使用ができる特殊な封字です。「つぼみ」とひらがなで表記することも可能で、その場合は縦書きで記します。

発送数が多い場合に検討したい選択肢

封緘は大切な文書を入れた封筒を閉じるため、丁寧な作業が求められます。しかし、企業相手に多くの封筒を発送しなければならない場合、時間や手間がかかるのはもちろん、のり付けなどの仕上がりに不安を感じることがあるかもしれません。 そうした場合は、自分たちで頑張って慎重かつ迅速に行うという以外にも、作業を外注するという選択肢もあることをぜひ覚えておいてください。

弊社ケイジェンド・プロダクツでも、1枚1枚対応しようとすると手間になりがちな封入・封緘作業をお客様のニーズに合わせてお受けしております。もし作業量が多いなどの悩みがございましたら、選択肢の一つとしてご一考頂けますと幸いです。

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