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お礼状の書き方~‟文面での感謝”だからこその価値とは~

お礼状の書き方~文面での感謝だからこその価値とは~

ビジネスマンであれば仕事でお世話になり、感謝の気持ちを改めてきちんと伝えたいと思う取引先が何社かあるでしょう。たとえば、それが初めて事業をスタートさせた際の取引先であればなおさらです。
そんなお世話になった相手に対しては、感謝の意を示すためにもお礼状の送付をおすすめします。ビジネスマンとしてきちんとした文面のお礼状を送る際に、どんなことに気をつけるべきでしょうか。

今回は、ビジネスシーンにおけるお礼状の書き方について解説していきたいと思います。

お礼状とは?知っておきたい書くことの意義

親切な対応をしてもらったり、お世話になったりした相手に対して「ありがとうございます」とお礼を言うのは一般的な礼儀だと言えます。しかし、感謝の意を効果的に伝える方法は、言葉以外にも存在します。その最たる例が「お礼状」です。

お礼状とはお世話になった相手に感謝の気持ちを文書で伝える手段。面と向かって、または電話越しに「ありがとう」を伝える機会もありますが、書面で改めて感謝の意を伝えることでより趣深い感情を抱いてもらえる可能性が高まります。さらに、それが手書きであれば一層気持ちが伝わることでしょう。 感謝の気持ちが“目に見える形”として残るのは、手紙ならではの魅力です。特別な感謝の気持ちを伝えたいのであれば、手元に残る手書きのお礼状を送ってみることをおすすめします。

どんな時に必要?お礼状が必要なシチュエーション

お礼状は“感謝の気持ちを伝えるための文書”なので、さまざまな場面で活用されています。主にビジネスシーンでの取引やお祝いの際のお礼などで筆を握ることが多いでしょう。なお、お礼状を送るのに最適なシチュエーションは以下の通りです。

【ビジネスシーンのお礼】
・就職活動でお世話になったOB・OGの方
・インターンシップでお世話になった企業の担当者の方
・日頃お世話になっている営業先
・出張・視察でお世話になった方
・ご贔屓にしていただいている取引先

【お祝いの際のお礼】
・結婚祝い・出産祝いをいただいた方
・お中元などの贈り物をいただいた方
・結婚式に参加していただいた方や、挨拶・余興をしていただいた方


上記はほんの一例に過ぎないので、何か小さなことでも改めて感謝を伝えたいという場合は、お礼状の送付を検討してはいかがでしょうか。お礼状は受け取ることで迷惑になることは決してないので、感謝の意を伝える方法に悩む場合は、思い切って気持ちを文面で表現してみましょう。

押さえておきたいお礼状を書く際の基本

では実際に「お礼状を送りたい」と思った際にどんなことに気をつければいいのでしょうか。感謝の意を伝える非常に親切で丁寧な印象を与える書面ですが、選択を誤ることでそうした想いが台無しになってしまうかもしれません。以下の点に注意してお礼状を送付しましょう。

・基本1:なるべく早いタイミングで送る
相手への感謝の気持ちを伝える手段の1つなので、時間が大幅に経過した後では意味がなく、かえって失礼になる場合があるので注意しましょう。明確に“何日までに”といった決まりはありませんが、なるべく早いうちに送るのがベストです。万が一送るタイミングが遅れた場合は、お礼状が遅れてしまったことをお詫びする一文を付け加えましょう。

・基本2:相手との関係性を考慮して封筒・便箋を選ぶ
お礼状を書く際は基本的に白無地のシンプルな便せんを選びましょう。基本的に縦書きが多く採用されますが、ビジネスでは横書きを好む場合もあるので、臨機応変に対応しましょう。また、はがきは略式とされているため、目上の方にはがきでお礼状を送るのは失礼にあたります。親しい仲であれば問題はありませんが、それでも「はがきにて失礼します」の一言を添えましょう。

・基本3:手書きの方がより気持ちが伝わる
お礼状を書く場合は万年筆などで手書きをすることで温かみのある印象を与え、より感謝の気持ちが伝わるでしょう。ビジネス関係でのお誘いに関するお礼であればパソコンで作成したものでも問題ないので、時と場合によって使い分けるようにしましょう。

文面で伝える感謝!使える文例を紹介

さまざまな場面で送られるお礼状ですが、実際にビジネスにおける訪問や商談などの際に送るお礼状の例文を紹介します。

拝啓 (謹啓・恭啓)

○○の候、貴社におかれまして、益々ご隆盛(清祥)のこととお慶び申し上げます。

さて、先日は、ご多忙の中お時間をさいて(ご引見・貴重お時間を)いただき厚くお礼を申し上げます
(誠にありがたく存じます・ありがとうございました)。

私どもが今直面している問題の本質を見極めたご指摘(教示)いただき、大変勉強になりました。
特に(印象・勉強になった点を具体的に)に関しましては、弊社も見落としていたところでもありました。
□□様のお話をもとに、(社内で起こしたアクションなど)させていただいております。
何卒、今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

また今度は、お食事をご一緒しながら、具体的なケーススタディなどについてご教授いただけましたら幸いです。
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

                                          敬具(謹言・謹白)

平成△△年△月△日

                                          株式会社 ◇◇◇◇
                                             ▲▲部▲▲課
                                              御礼 太郎

株式会社 ■■■■
(役職) □□□□様


上記のように相手を敬い、感謝を伝えたうえで次の機会創出の話まで触れられるとベストです。お礼状をきっかけに次のビジネスにつながるかもしれません。また、上記はあくまで例文なので、その季節や相手との関係に合わせて文章を作成しましょう。

まとめ: お礼状の鉄則はきちんと感謝の想いを伝えること

お礼状は基本的なマナーや書き方を網羅したうえで、重要になるのはきちんと感謝の気持ちを込めることです。テンプレートの文章をコピー&ペーストしたような形式だけのお礼状であれば、むしろ書く必要はないかもしれません。お世話になったトピックスも含めた印象的で想いが伝わる文面を心がけましょう。また、お礼状の鉄則は“感謝の想いを伝えること”なので、きちんと丁寧な字で気持ちを込めて文章を書くようにしましょう。

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