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公的文書における「親展」の正しい記載位置とは?

公的文書における「親展」の正しい記載位置とは?

企業の規模を問わず、個人情報を取り扱っている部署であれば「親展」の封筒を送付する機会は少なくないはずです。 親展とは名宛人に確実に開封してほしい重要な文書を送る際に使う言葉ですが、正しい意味を理解していないと公的文書を送付した際に常識知らずだと思われたり、相手に迷惑をかけたりすることがあるかもしれません。とくに文章を送ることが多い人は、正しい使い方をするためにも親展の言葉の意味からきちんと把握しておきましょう。

「親展」の言葉の意味

日々手元に届く郵便物の中でもたまに目にする「親展」の記載は、「名宛人本人に封筒を開けて手紙を読んでください」という意味が込められています。決して「親しみを込めて」ということを示したいわけではないので誤解しないように注意しましょう。親展と同じ意味を持つ言葉には「親披 (しんぴ)」や「直披 (じきひ・ちょくひ)」などがあります。

親展の封筒には、他人に封が切られた場合にそれがわかるように封印が押されていることがほとんどです。封印には「緘(かん)」「〆や締の文字」「はがすと後が残るシール」などが手紙の種類によって使い分けられており、“封をしてでも名宛人だけが開封することを要求する重要な文書”であることを認識してもらうために、このような工夫が施されているのです。

シチュエーション別!親展を書く際の位置について

個人情報を記載していたり、機密内容を記していたりする文書を送る際には封筒に親展と記載します。では実際に親展の記載が必要な文書を送付する際には、どの位置に書くが望ましいのでしょうか。シチュエーション別に紹介します。

・縦書きの封筒の場合
縦書きの封筒の場合は、宛名の左下に親展を記載するのが一般的です。ただし厳密に位置が決められているわけではないため、細かな位置に関してはそこまで気にする必要はありません。
・横書きの封筒の場合
封筒が横書きの場合は、名前の左下ではなく封筒の左上部分に親展を記載します。ただし、横書きの封筒の左上部分には郵便番号を書く欄がある封筒もあり、親展を記載すると不自然な場合もあります。その場合は名前の右下の位置に書くようにしましょう。

親展を封筒に記載する際の注意点とは?

また、親展を封筒に記載する場合にも一般的な書き方に合わせて対応しましょう。

・一般的に「親展」は朱記
親展は郵便の取り扱い上の文言ではないため、黒や青で記載しても問題はありません。しかし、一般的には住所や宛名と見分けがつきやすいように、赤字で記載することが望ましいとされています。
・親展は外脇付
一般的な縦書きの封筒の場合、親展は宛名の左下に記載するのが一般的です。しかし、宛名の左下部分に脇付を記載した場合は、脇付の外側の左下に親展を記載します。外脇付には親展の他に、「至急」「急信」「拝答」「○○在中」などがあります。

脇付とは

相手の方に、より一層の敬意を表す場合に、便箋の「後付け」に書く宛名の脇と封筒の宛名の脇に書き添える言葉です。個人宛ての封書にのみ使われます。ビジネスでのやり取り、はがき、メールなどでは使用せず、現在では使用される場面は少なくなっています。

脇付の例

・一般
机下、座右、足下
・目上
侍史、膝下、台下
・女性
御前、みもとに

 親展封書の第三者による開封の是非

親展は第三者の開示することをマナーとして深く禁じていますが、法令などで定められてはおらず、あくまで「宛名人本人に封を開けてもらい読んでもらうもの」という“暗黙の了解”です。そのため、親展と書かれた封筒を名宛人以外の人が開けたとしても、道義的な問題はあるにせよ罪に問われることはありません。

しかし、封がしてあり、中身が信書である場合、それを正当な理由なく開封してしまうと「信書開封罪」に問われる可能性があります。これは家族間でも適用され、日常のちょっとした行為でも適用されることがあると覚えておきましょう。

信書開封罪は親告罪なので、被害者が告訴しなければ罪に問われることはありません。しかし、罰則として「1年以下の懲役または20万円以下の罰金」が設けられているため、「たかが信書の封を開けただけ」では済まないという認識が必要です。他人宛ての封筒を一見しただけではそれが信書かどうかを判別できないこともあるだけに、親展の有無にかかわらず、他人宛ての郵便物を開封することは避けた方が無難です。

 まとめ

親展は名宛人以外が開封することを望まない、重要な文書を郵送する場合に使う言葉です。たとえ同居する家族であっても、名宛人以外の人には内容を読んでほしくないという意思を込めたいのであれば、「親展」の文字を書き添えましょう。

郵便物は、内容によっては家庭にトラブルを招きかねないものも含まれる場合があります。名宛人に迷惑をかけないためにも、個人情報が含まれるような文章だけでなく、内容次第で「親展」を使うべきかを判断できるようになりましょう。

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