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挨拶状の書き方|挨拶状の基本ルールと例文のご紹介

言葉や形式の遵守で礼節を重んじた内容に? シチュエーションごとの挨拶状の文例

挨拶状は、普段使わない言葉や色々な形式を盛り込む必要があり、内容を考えるだけでも大変だと感じてしまう方も多いのではないでしょうか。言葉や形式が特殊であり、普段そういった文章を書き慣れていない方にとっては難しく感じてしまう面もあります。 特に年配の方や取引先、上司などに宛てる文章には、気を遣う必要があるのも事実です。 しかし、実際は挨拶状を書くことはさほど難しいことではありません。 なぜならば、ルールが確立しているため、それを覚え、遵守することだけで礼節を重んじた内容になるからです。 普段の会話やメールの内容と同じように挨拶からはじまり、そこから本題に入っていくという流れは変わりません。そのため、その中で使われる言葉遣いや形式を覚えてしまえば逆に簡単とさえ感じる方もいるでしょう。 こちらでは、挨拶状を書く際の簡単なルールとシチュエーションごとの文例についてご紹介します。

挨拶状の基本

挨拶状を送る意義

挨拶状の構成にはルールがあるので、まずはそれをきちんと理解することが大切です。 流れとしては、「頭語」「時候の挨拶」「本文」「結びの挨拶」「結語」「日付」「差出人」の順番で文章を書きます。公式の挨拶状はもちろん、はがき、絵葉書の書き方もこの流れに準じます。これらの流れの中で注意が必要な箇所が「頭語」「時候の挨拶」「結びの挨拶」「結語」です。

挨拶文の頭語・結語

公式の文章や改まった内容の手紙の冒頭に、「拝啓」「謹啓」などの言葉が記載されているのを誰もが一度は見たことがあるかと思います。これらの言葉が頭語です。挨拶状のはじまりに記し、いきなり本文に入るのを避けることで文章の格式を高く見せます。 頭語は、文章の最後を締めくくる結語と必ずペアで用いられます。したがって、頭語や結語のみになっていたり、組み合わせが間違っていたりするだけで礼節を欠いた文章になってしまうのです。また、頭語と結語は格式が高い反面、堅苦しい文面にもなるので、親しい間柄に限っては省略してもよいでしょう。

Pickup!頭語と結語は正しい組み合わせを使いましょう

頭語と結語は利用する場面によって組み合わせは異なります。異なる組み合せで使用することは、礼節を欠くだけでなく、相手に不快な思いをさせてしまうケースもあるので注意しなければいけません。

【頭語と結語の正しい組み合わせ】

一般的な組み合わせ
「拝啓」-「敬具」、「拝呈」-「拝具」、「啓上」-「敬白」
目上の方への丁寧な文章の場合
「謹啓」-「謹白」、「謹呈」-「謹言」、「敬上」-「敬具」
急を要する内容の場合
「急啓」-「草々」、「急白」-「不一」、「急呈」-「怱々」
前文を省略する場合
「前略」-「草々」、「拝略」-「早々」、「略啓」-「不一」

時候の挨拶

挨拶状において、冒頭の頭語の下にくるのが「時候の挨拶」です。意味合いとしては、日常会話で「記録的な猛暑が続いていますね」「朝晩が肌寒く秋の到来を感じます」という話をするのと同様に季語を利用します。 また、気候や季節の移り変わりや寒暖の表現のほかに、相手の健康を気遣うという言葉としても用いられます。 手紙の最初に「お元気ですか?」と書くのと同様です。「酷暑の中、お変わりございませんでしょうか」のような表現を使うことによって、季節感と相手への想いやりを同時に表現できます。

Pickup!時候の挨拶はフレーズがある程度決まっています

挨拶状で用いられる「時候のあいさつ」には、フレーズや言葉がある程度決まっております。4月の桜が春の到来を感じさせるように、それぞれの季節感を表した象徴した言葉を用いた表現はテンプレートとして存在します。挨拶状が届く季節に合わせた言葉を選ぶようにしましょう。

【4月の桜の時期の例】

陽春の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。いつも一方ならぬお力添えにあずかり、誠にありがとうございます。

桜見物の好季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。

挨拶状の結びの挨拶(末文の書き方)

結びの挨拶とは、本文の最後をまとめる文章です。用件の取りまとめや祈願、関係継続のお願い、返信の要望など、送る相手や手紙の内容によって使い分け、簡潔に書き上げることが求められます。時候の挨拶と同様に季節ごとにある程度言い回しがきまっているものや季節を問わず年中使える一般的ものもあります。

Pickup!締めくくりとなる文章なので、要点をわかりやすく簡潔に

結びの挨拶は挨拶状の締めの文章となるだけに、ビシッと決めて相手の印象を高めたいところです。冗長に長々と最後をまとめるのではなく、こちらが伝えたいことを明確にした文章にすることが理想と言えるでしょう。結びの挨拶で伝えるべき内容と例は以下の通りです。

【結びの挨拶で伝えるべき内容と例】

・用件まとめ
挨拶状の終わりの挨拶として締めくくるなど、よく使われるパターンです。
例文まずは略儀ながら書面にてお礼申し上げます
・健康祈願
相手の健康に気遣いながら文章を締める際に使います。
例文ご自愛のほどお祈り申し上げます
・関係継続のお願い
今後も取引などの関係を継続したい旨を伝えつつ文章を締めます。
例文今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします
・返信の要望
早急な返信を求めている時は、最後に要望を伝えるのも一つの方法です。
例文お忙しいところ恐縮ですが、お返事賜りますようお願い申し上げます など

社名変更の挨拶状の文例

社名変更の挨拶状の文例

※画像クリックで拡大します。 お客様に会社のことをよく知ってもらうという意味においても社名は非常に重要な要素です。覚えやすいものであったり、ネーミングに深い意味が込められたものであったりと会社の印象を大きく左右します。 社名を変更した際は大々的にお知らせをする必要があります。挨拶状を通して社名が変わった経緯と今後も変わらぬお付き合いをしていきたいという意向をしっかり伝えていきましょう。

役員交代の挨拶状

役員交代の挨拶状

※画像クリックで拡大します。 会社にとって重要な転機となる役員交代。 事業の方向性の転換や世代交代を象徴し、会社が重要な局面を迎えていることを取引先に対してしっかり周知する必要があります。 前任者の退任の挨拶にはじまり、後任者のこれまで同様のご愛顧のお願いなど、役職と氏名を明記したうえで確実に伝えていきましょう。

本社移転の挨拶状

本社移転の挨拶状

※画像クリックで拡大します。 本社や事務所の移転は、書類・資料、請求書、リリース文書などを郵便物で頻繁にやり取りする取引先に対して、業務のうえでも必ず行わなければなりません。 挨拶として本社や事務所の移転を伝え、新しいオフィスの住所、電話・FAXなどの連絡先、アクセス地図、移転日、営業開始日を明記しましょう。今後のやりとりが円滑に進むように抜け漏れなく記載する必要があります。

寒中お見舞い

寒中お見舞い

※画像クリックで拡大します。 真夏の暑い時期や真冬の寒い時期に先方への健康の気遣いと、感謝の気持ちを込めた文章が暑中お見舞いや寒中お見舞いです。 元来はそれぞれの時期に日頃お世話になっている方々を直接訪問し、挨拶していましたが、多くの会社取引することが多くなった現代では書状をもってご挨拶をすることが一般的になっています。社交辞令という側面もありますが、気候が厳しい時期に挨拶状を送るのと送らないのでは、先方が受ける印象も変わってくるはずです。

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