ケイジェンドプロダクト

電話

メール

HOME > コラム一覧 > 豆知識一覧 > 挨拶状の書き方|挨拶状の基本ルールと例文のご紹介

挨拶状の書き方|挨拶状の基本ルールと例文のご紹介

相手の心を動かす挨拶状の工夫とは?

こだわりがもたらすイメージアップ戦略

お得意先や友人などから立派で創意工夫にあふれた挨拶状をもらったことはありますか?

挨拶状は、相手に自身の想いを伝える重要な書状であり、冠婚葬祭や季節の節目、ビジネスシーンにおいて、1つのマナーでもあります。挨拶状が気品あるものだったり、手が込んでつくられたものだったりした場合は、受け取った側もうれしい気持ちになるものです。

しかし、反対に軽視することで「常識のない人」というレッテルを貼られる可能性もあるだけに、挨拶状に関する基本事項をしっかりと整理しておきましょう。こちらのページでは、挨拶状をワンランク上に見せるためのイメージアップ戦略をご紹介します。

挨拶状を送る意義

挨拶状を送る意義

電話やメールなどの通信手段が発達した現在では、手書きで文書や手紙を書く機会は少なくなりました。しかし、イベント事や重要な挨拶の際の書状は、先方に自身の気持ちや重要な情報を伝える大切な手段であります。したがって友人に宛てる手紙とは異なり、記憶にも残りやすいこともあり、マナーを重んじる必要があるのです。

挨拶状を送る際には、はがきではなく封筒を用いるようにしてください。それは、相手に対する敬意の表れであり、その想いを表現するためにも、より形式的な封筒が適切だと考えられています。

挨拶状は、相手への尊敬と思いやりの気持ちを表現できるツールであり、さらにマナーを遵守することで印象をさらによくすることができます。相手への気配りや誠意を示すという挨拶状の意義を常に忘れないようにしましょう。

挨拶状でイメージアップを図るための3つのポイント

挨拶状でイメージアップを図りたいと考えるなら、他の挨拶状に比べて、ワンランク上の見せ方をする必要があります。こちらでは、挨拶状を送った相手に好感を持ってもらうための3つのポイントについてご紹介します。

ポイント1 文章・文具・字体を用途で使いわけること

一口に挨拶状といっても、その目的や内容によって求められるものが異なります。そのため、用途にあわせて「文章」「素材」「字体」の3つをいかに使いこなすかによって印象もだいぶ変わってきます。

ルールにそった「文章」の作成

挨拶状は冠婚葬祭や季節の節目、ビジネスシーンなどで送るため、その文章の内容も親しい友人に送る手紙とは異なります。いわゆる挨拶文と呼ばれる内容には決まり言葉や形式などを守って文章を書くことが必要です。一定のルールを守ることにより、相手に対して敬意を示すことができます。

挨拶文の構成は「前文」「主文」「末文」「後付け」と4つにわけることができます。日常の会話でも挨拶から始まり、話の主題へと順を追って話すのが基本ですが、形式が重んじられる挨拶状においてはなおさらです。

【挨拶文に盛り込む必要がある要素】

  • 前文   頭語、時候の挨拶、安否の挨拶
  • 主文   起語、本文
  • 末文   結びの挨拶、結語
  • 後付け  日付、署名、宛名

用途にあった「文具」の選出

世の中には、それぞれの用途にあわせたサイズや型、素材などが異なるさまざまな封筒や便せんがあります。しかし、冠婚葬祭やビジネスシーンなど重要な場面で使用できる挨拶状は、限られています。挨拶状に使用に適した便せん・封筒は、以下の通りです。

【挨拶文に用いるべき便せんと封筒】

  • 便せん 白を基調にした無地または縦罫線
  • 封筒  白を基調とした和封筒または洋封筒

「字体」による印象の変化

日本語は漢字、平仮名、片仮名と文字の種類が多く、それぞれの見映えがよく見える字体も異なります。字体の種類としては大きくわけると「明朝体」と「ゴシック体」に分類できます。

・やわらかい和の雰囲気をもつ「明朝体」

やわらかい和の雰囲気をもつ「明朝体」

明朝体は、可読性が高い読みやすいフォントで流麗でやわらかい女性的なイメージがあるといわれています。和の温かい雰囲気を醸し出しており、挨拶状に用いた場合も、優雅さや上品さを表現できます。文字量の多い文面が最適です。三つ折りの書状に用いられます。

・目に付きやすいインパクトのある「ゴシック体」

目に付きやすいインパクトのある「ゴシック体」

ゴシック体は視認性が高く、目に付きやすいフォントです。線の太さが均一であるという特徴があり、文字数が少なくてもインパクトを出したい文章に向いています。挨拶状に用いる場合は、強調したい箇所などに使用することで目立たせることができ、明朝体と同様に三つ折りの書状に用いられます。

・直筆に近く高級感を出す「毛筆体」

直筆に近く高級感を出す「毛筆体」

直筆したかのように文字の太さや長さが均一ではなく、味があるフォントが毛筆体です。続け書きが見られるのが特徴で、人の手で書かれたのと同様の味わい深さや高級感を演出します。毛筆体の書状は二つ折りのものを用いるのが基本です。

ポイント2 重要な書状を引き立てる和紙の特別感

重要な書状を引き立てる和紙の特別感

大切なお得意先への重要事項を記したお知らせ状や、お世話になった恩師への感謝の気持ちを綴った手紙など、書状に普段とは一味違った特別感を演出したいと思ったことはありませんか?そういったシチュエーションでは、和紙を用いた書状がおすすめです。一般に販売されている普通紙より費用はかかりますが、和紙には相手に好感を持ってもらいやすくなるさまざまな特長を有しています。普通紙にはない和紙のよさとしては、主に以下の3つが挙げられます。

普通紙にはない和紙の魅力

【その1】デザイン性に優れ心地よい手触り

都心部を中心に機能性を重視することで、戸建やマンション問わず住宅において和室の割合が減少してきています。障子や襖など和の素材に直接触れることが少なくなった現代人にとって、和紙特有の手触りや風合いはどこか懐かしさを感じさせるようです。

和紙は便箋や包装紙などにはもちろんのこと、他者との違いを出すために名刺にも使用されており、無地の用紙に比べてデザイン性も高く、オシャレさも演出します。普通紙にはない自然な光沢があり、温かみとぬくもりを感じさせるデザインと質感は、日本人の“和心”をくすぐるアイテムであるといっていいでしょう。

【その2】趣を演出する光の透過

和紙を利用したことがある方は、裏面から文字を透かして見た経験はないでしょうか?和紙は長い植物繊維が絡み合い結合してシートになっているので、光を透過させます。ゆえにこうした現象が可能となります。光は繊維によって屈折されるので、和紙特有の柔らかい趣深い光を演出するのです。

光の当たり方によって雰囲気が変わるので、見る角度や明るさによって違う印象を感じることも多くあります。そうしたイメージから「和紙には表情がある」という表現が用いられることも少なくありません。書状に想いを吹き込み、“生きた文章”に思わせるためにも、和紙を利用することをおすすめします。

【その3】長期保存を可能にする品質の高さ

日本の伝統品である、襖絵(ふすまえ)や屏風(びょうぶ)や掛け軸などは多少の劣化はあるものの、今日までしっかりと文字が読める形で残っています。一般的に使われている普通紙は、薬品を多用することから大半が酸性であるのに対し、和紙のほとんどは中性なので長期保存が可能になります。

また、和紙は優れた復元力を持っている点も長所です。汚れても修復することによって、見た目をきれいに保つことができ、大切な挨拶状や記念の手紙などもいい状態で長期間保つことができます。特別感を演出したい重要な書状には、品質が高く耐久力のある和紙を検討してみてはいかがでしょうか。

ポイント3 こだわりを見せることで好感を持てる手紙に

こだわりを見せることで好感を持てる手紙に

印刷された挨拶状を見た際にどこか「味気ない」「温かみに欠ける」などと感じたことはありませんか?そう感じる方は印刷の片隅に自筆でメッセージを添えることをおすすめします。ただし、挨拶状は公式の書状なので自筆する際には、どの筆記具でもいいというわけではありません。また、オリジナリティを出すための創意工夫が必要です。

直筆メッセージの魅力を増大させる筆記用具

・挨拶状にふさわしいのは「万年筆」と「毛筆」

挨拶状などの公式な書状にふさわしい筆記用具は「万年筆」あるいは「毛筆」です。万年筆のインクはブラック、ブルーブラックの両方が使用可能で、毛筆は濃い墨(薄墨は弔事の手紙で用いるもの)だけが使用できます。

・挨拶状にNGの筆記用具「ボールペン」「鉛筆」「シャープペン」

ビジネスマンにとっては必須で使い勝手がいいボールペンですが、事務的な印象を与えてしまうという理由から、挨拶状の記載の際には好まれません。また、鉛筆やシャープペンなどの消しゴムで文字を消せる筆記用具は、もともと下書きに使われるのが一般的なため、相手に対して失礼にあたります。

オシャレで上品な洋封筒のロウの封止め

オシャレで上品な洋封筒のロウの封止め

映画のワンシーンなどで、手紙に封をするシーンを見たことがありませんか?ヨーロッパにおいて、手紙の封筒や文書に封印を施したりするのにロウが使用されています。その際に使われるロウをシーリングワックスと呼び、シーリングワックスを刻印で押すことによって、手紙に貴族家の紋章などを入れていれます。結婚式の招待状などオシャレで上品さを演出したい際には、おすすめの封止め仕方です。

別のコラムを読む

コラム一覧 >>

別のコラムを読む

コラム一覧 >>

2ed09036b33aad5f650e3c6e6381c6f1_s

スポット紹介
2017神宮外苑花火大会

8/20(日)に「2017神宮外苑花火大会」が開催されます。隅田川花火大会、東京湾大華火祭と並び、東京三大花火大会のひとつであり、花火と音楽の融合を楽しむことができます。

DSC_0754

スポット紹介
夏休みの過ごし方~回転レストラン~

夏季休暇中に銀座の老舗レストランに行ってきました。そこは、床にある仕掛けがありました

147f2f18d11142a632073d9d999b2056_s


断裁機 Horizon ホリゾン APC-T61

「Horizon ホリゾン APC-T61」という油圧断裁機を設備しております。最大幅61cm、厚み10cmまで対応しており、機械に設定内容を記憶することができるので、毎回設定をする必要がありません。

MAP


株式会社ケイジェンド・プロダクツ
〒160-0023 東京都新宿区西新宿7-22-39(興亜第2ビル1F)
TEL:03-3361-7968 FAX:03-3361-2404